第一章 总则
第一条 为了明确我院公文管理流程,推进公文收发文科学化、制度化、规范化,提高公文处理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》和《人民法院公文处理办法》,结合我院工作实际,制定本标准。
第二条 本规定适用于我院公文处理工作。
第三条 我院的公文(包括电子公文和传真电报)是人民法院在审判执行工作和司法行政工作过程中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,执行国家法律,指导、部署和商洽工作,请示和答复问题.报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 政治部负责本院公文文号管理工作,办公室负责公文格式、版式的调整及印制工作。
第五条 应当高度重视公文管理工作,加强组织领导,强化队伍建设,负责公文处理工作的部门承担管理职责。
第六条 担任文秘机要工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨。
第二章 公文种类
第七条 我院公文的种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员。
(三)公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(六)通知。适用于发布、传达要求各部门办理、周知或执行的事项,任免和聘用机关工作人员,批转、转发公文。
(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(八)报告。适用于向同级人民代表大会及其常务委员会、上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。
(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)议案。适用于依照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
(十一)函。适用于法院之间或我院同其他不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第八条 使用公文的种类由拟制公文的部门负责,一般由拟稿人提出使用种类,由拟稿部门负责人批准。
第九条 为保证公文的严肃性和有效性,应在公文上标明文种,文字内容应与标题相适应。
第三章 公文格式
第十条 本格式规范根据国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布的《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704—2012)、最高人民法院2012年11月20日印发的《人民法院公文处理办法》(法发〔2012〕22号)和省高院2019年12月20日印发的《吉林省高级人民法院关于印发的<省法院机关公文格式规范>的通知》(吉高法办〔2019〕7号)的相关规定制定。
第十一条 本格式规范适用于本院机关印制的、登记本院公文发文字号的各类公文,不需登记本院公文发文字号的其他公文应参照使用本格式。
第十二条 本院印发公文的主要版式及适用范围如下:
(一)《吉林市龙潭区人民法院党组》,发文机关代字为“吉龙法党组”,用于以本院党组的名义向上级请示、报告工作,任免干部等。
(二)《吉林市龙潭区人民法院》,发文机关代字为“吉龙法”,用于以本院的名义发布重要规范性事项,向上级机关请示、报告工作,奖惩有关人员,下发通知、通报,与有关单位商洽工作等。
(三)《吉林市龙潭区人民法院情况通报》,用于印发中院院级领导在相关会议上的讲话以及涉及全局性工作的重要工作情况。
(四)《吉林市龙潭区人民法院XX会议纪要》,用于记载相关会议主要情况和议定事项。
第十三条 各部门印发不需登记本院公文发文字号的其他公文,一般使用本院信笺版头。
第十四条 公文用纸幅面及版面规格。除有特殊要求外,公文用纸一律采用国际标准A4型,其成品幅面尺寸为210mm×297mm,公文用纸天头(上白边)为37mm,地脚(下白边)为35mm,公文用纸订口(左白边)为27mm,切口(右白边)为27mm,版心尺寸为156mm×225mm。特殊形式的公文用纸幅面及版面规规格,根据实际需要确定。
第十五条 公文格式由版头、主体、版记三部分要素组成。公文首页红色分隔线以上的部分为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记。上述三部分要素均应在版心内。
第十六条 本格式规范如无特殊说明,公文格式各要素用3号仿宋体字(一般为仿宋GB2312);每面排22行(行间距一般为28.5磅),每行排28个字(字符跨度为15.8磅),并撑满版心;公文中文字的颜色均为黑色;双面印刷。特殊情况下可以作适当调整。
第十七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成,具体组成要素根据公文实际情况确定。
(一)份号。即公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号。如需标注份号,用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。
(二)密级和保密期限。即公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”,保密期限视公文内容确定。如只需标注密级,用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,两字之间空一字间距;如需同时标注密级和保密期限,保密期限标注于密级之后,中间用“★”隔开,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注,密级和保密期限的字符之间不空间距。
(三)紧急程度。即公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如只需标注紧急程度,用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,两字之间空一字间距;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
(四)发文字号。由本院机关发文代字、年份、发文顺序号组成,编排在发文机关标志下空二行、公文版头红色分隔线以上的位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号前不加“第”字,不编虚位,在阿拉伯数字后加“号”字。
(五)签发人。上行文应当标注签发人姓名,由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,编排在发文机关标志下空二行、公文版头红色分隔线以上的位置,居右空一字,“签发人”三字用3号仿宋字体、签发人姓名用3号楷体字。如需标注“签发人”时,发文字号居左空一字编排,并与签发人姓名处在同一行。
(六)标题。由发文机关名称、事由和文种组成,标题中除法律、法规、规章名称和转发公文加书名号外,一般不用标点符号。会议通过的规范性文件,应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。
公文标题用2号小标宋体字,编排在公文版头红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布,回行时应做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距适当;标题排列应当使用梯形或菱形。
(七)主送机关。即公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,编排在标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。决定、命令(令)等有特别要求的公文文种,或主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见本条之(十五)。
(八)正文。即公文的主体,用来表述公文的内容,编排在主送机关名称下一行,两端对齐,每个自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不能分行。文中结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
公文首页必须显示正文。
(九)附件说明。即公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称,附件名称后不加标点符号;如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
批转、转发公文及其批语均属于正文,不得作为附件。
(十)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称,在成文日期之上一行、以成文日期为准居中编排。
(十一)成文日期。署会议通过或具有签发权限的院领导签发的日期,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。成文日期右空四字、加盖印章后印章顶端以上距正文(或附件说明)一行之内的位置为基准编排,若正文(或附件说明)与版记之间的距离较大时,应考虑将发文机关署名和成文日期下移至适当位置。
(十二)印章。除联合行文特别规定外,发文印章采取下套方式,端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心线偏下位置,印章顶端以上距正文(或附件说明)一行之内为基准。需同时加盖院长名章(或院长手迹章)和院章的公文,院长名章(或院长手迹章)加盖在院章上方,各印章之间应互不相交或相切。
(十三)附注。即公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注,居左空二字编排在成文日期下一行,用圆括号“()”括入。
(十四)附件。即公文正文的说明、补充或参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,附件标题居中编排在版心第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致,附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排该公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(十五)抄送机关。即除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。公文如有抄送机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,用4号仿宋体字,在版记首条分隔线之下、印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排,“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称;如果只有一个抄送机关,抄送机关名称后不加标点符号;如果有多个抄送机关,各抄送机关名称之间用逗号隔开,回行时与“抄送”冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关应按照级别层次分行列出。
如有本条(七)规定的需把主送机关移至版记之情形,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。版记中如既有主送机关又有抄送机关,应将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
(十六)印发机关和印发日期。即公文的送印机关和送印日期。凡登记本院公文发文字号的各类公文,印发机关一律标注“吉林省龙潭区中级人民法院政治部”,印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期用4号仿宋体字,编排在版记末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。版记中如有抄送机关(或主送机关)的,应将印发机关和印发日期与抄送机关(或主送机关)用一条细分隔线隔开。
(十七)页码。即公文页数顺序号,用4号半角宋体阿拉伯数字标注,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7mm。双面印刷时,单页码居右空一字、双页码居左空一字排布;单面印刷时,页码居中排布。公文的附件与正文一起装订时,页码应连续编排。
第十八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第二十条 拟稿人应严格按照公文格式和版式拟稿,仔细对照标准检查,避免错误发生。
第二十一条 拟稿部门负责人在核稿时,应先对公文和版式进行核查,再对文字内容进行审核。
第四章 行文规则
第二十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第二十三条 行文关系应当根据管辖关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
(一)上下级之间、与其他同级机关之间可以相互行文。
(二)我院与其他同级机关、我院政治部与其他同级机关政治部之间必要时可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。
第二十四条 向上级机关行文,应严格遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)下级机关的请示事项,如需以本院名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(三)请示应当一文一事。禁止在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本院名义向上级机关负责人报送公文,不得以本院负责人名义向上级机关报送公文。
第二十五条 公文不得随意发出,杜绝“一文多发”、“照抄照转”公文现象。
第二十六条 各部门应严格遵守行文规则,一般不得越级行文,不能越权行文。
第五章 公文拟制
第二十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十八条 公文拟制采取责任制,其中起草由拟稿人负责,审核由拟稿部门负责人负责。
第二十九条 公文起草应当做到:
(一)坚持党的路线、方针、政策,符合宪法和法律的规定,遵循司法基本规律,准确反映人民法院工作指导思想以及院党组决策意图、工作要求。
(二)一切从实际出发,深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。
(四)文种正确,格式规范,定密恰当。
(五)公文涉及其他机关、部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关机关、部门意见,力求达成一致。
第三十条 以我院名义和以政治部名义代院发文的公文文稿在报院领导签发前,应当进行审核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律、行政法规和中央有关政策及本院有关规定;是否与现行有关公文相衔接,所提措施和办法是否切实可行。
(三)涉及其他单位的事项是否经过协调并取得一致意见。
(四)文种使用、公文格式等是否符合本办法和《党政机关公文格式》国家标准的有关规定。
第三十一条 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
第三十二条 公文的签发:
(一)以院党组名义印发的公文,由党组书记或者党组书记授权的党组副书记签发。
(二)以院名义印发的重要的或涉及全局性的公文,由院长或者院长授权的副院长签发;其他以院名义印发的公文,由分管副院长签发。
(三)以政治部名义代院发文,由政治部主任签发。
(四)以政治部名义印发的其他公文,由政治部主任签发。重要公文,政治部主任认为需要报院领导审批的,应当报经批准后签发。
(五)各内设部门就主管工作发文,由部门负责人签发;重要公文,需报分管院领导签发。
(六)纪要,由主持会议的领导签发。
(七)联合发文,由所有联署机关及部门的负责人会签。
(八)签发人签发公文,应当签署意见、姓名、日期;圈阅或者签名的,视为同意。
第六章 公文办理
第三十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十四条 收文办理主要程序:
(一)签收。收文人应对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
(二)登记。收文人对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。文秘人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签等,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)拟办、批办。初审后的公文交由院长签拟办意见。
一般阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后由文秘人员分送;
批办性公文应当根据公文内容和性质由院长提出拟办意见转相关院领导或者直接转有关部门办理。
需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
(五)承办。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。属承办部门职权范围内的事项,承办部门应当提出明确意见;涉及其他部门业务范围的事项,应当主动与有关部门协商,共同提出明确意见,送分管院领导审批。对不属于本部门职权范围的,应当及时向批办院领导说明;政治部直接交办的,应当迅速退回交办的政治部并说明理由。
(六)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
文秘人员办理公文传阅时,应详细记录公文传阅情况,随时掌握公文去向,坚决杜绝漏传、误传、延误现象。
(七)催办。政治部负责文件办理的督促检查工作,需及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。承办部门应将文件办理简要情况录入《文件处理单》存档备查。紧急公文应当由专人负责跟踪催办。
对下发的重要公文,政治部需及时了解和反馈执行情况。
(八)答复。需要答复的公文,承办部门应当将办理进展情况和办理结果及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第三十五条 发文办理主要程序:
(一)复核。公文签批时,签批人应对公文的内容、文种、格式、附件材料等进行审核,已经签批的公文,印发前应当由政治部对公文的审批手续、密级进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文,政治部应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)校对。公文正式印制前,拟稿人和签批人应当校对文稿清样。
(四)印制。公文统一由院办公室下辖文印室排版印制,必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。绝密公文应当指定专人负责。
(五)核发。公文印制完毕,承办部门应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查,检查合格后分发。
第三十六条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十七条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及《人民法院档案工作规定》,及时立卷、归档。电报随同文件一起立卷、归档。
我院和其他机关联合办理的公文,原件由主办机关立卷、归档,其他机关保存复制或者其他形式的公文副本。
第七章公文管理
第三十八条 公文管理应遵循“严格规范、安全保密”的原则管理,强化安全管理,确保公文安全。
第三十九条 公文由政治部专人管理,专人负责。涉密公文发文要根据最高院及省院有关保密工作要求,在专用机要保密室使用涉密电脑办理。
第四十条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本院领导批准,并将复制、汇编的公文视同原件管理。
第四十一条 已发公文的撤销和废止,由拟制部门根据职权范围和有关法律法规提出意见报请签发人或分管院领导决定。需要提请党组会或审委会研究决定的,根据工作需要提请党组会或审委会决议。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第四十二条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第四十三条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十四条 工作人员离岗离职时,所在部门负责人应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章附则
第四十五条 诉讼文书、司法解释等人民法院特定法律公文,依照法律、法规、司法解释的相关规定处理。
第四十六条 电子公文系统中公文处理工作参照本办法执行。
第四十七条 本办法由政治部负责解释。
吉林市龙潭区人民法院
2020 年 6月 30日
发布人: 管理员
来源: 本站原创
发布时间: 2022-10-25 09:52:49
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